Telepon intern ruanganku berbunyi, ternyata si Bos manggil aku untuk ke ruangannya. Seperti biasa si Bos rajin memberi “kuliah” pagi baik padaku maupun pada teman-temanku. Nah, diantara paparan kuliah pagi itu, beliau mengajakku untuk menghadiri sebuah meeting di salah satu kantor client kami di Kawasan Cawang siang harinya.
Meeting siang hari itu, membahasa bahwa kami akan diberikan sebuah proyek “persahabatan”. Perusahaan kami adalah sebuah perusahaan jasa yang bergerak dibidang logistik. Proyek “persahabatan” yang dimaksud adalah pekerjaan customs clearance dan local transport untuk salah satu Pembangkit Listrik Tenaga Uap (PLTU) di Wilayah Sulawesi. Nah, kenapa disebut “persahabatan” karena harga dan kontrak kerjanya diatur oleh pihak tertentu atas kebijaksaan perusahaan tersebut.
Setelah beberapa meeting van rapat kami lalu hingga akhirnya didapat kata sepakat, maka dibuatlah sebuah kontrak atau yang kami sebut Surat Perjanjian Kerjasama antara kontraktor dengan perusahaan kami. Atas dasar kebijakan yang sudah disepakati bersama maka untuk sea freight atau ongkos angkut kapal yang seharusnya dibuat kontrak tersendiri digabung menjadi satu dengan pekerjaan customs clearance dan local transpot hingga SPK tersebut ditandatangani diatas meterei oleh kedua belah pihak.
Singkat cerita, beberapa bulan kemudian cargo sudah finishing dan siap dikirim. Setelah mengalamai beberapa penundaan baik karena libur nasional, kondisi alam atau pengaruh cuaca akhirnya cargo dimuat ke kapal dan berlayarlah kapal tersebut menuju pelabuhan tujuan. Saat kapal meninggalkan pelabuhan asal barulah semua “melek” kontrak (soalnya berkaitan dengan pembayaran niy :-P). Saat saya cek file saya ternyata kami belum memiliki berkas kontrak tersebut, setelah saya telusuri ternyata disposisi terakhir kontrak ada di kontraktor untuk dibubuhi tanda tangan dan stempel.
Dengan penuh keyakinan saya sampaikan mengenai disposisi kontrak kepada kontraktor dan ternyata mereka juga tidak mengetahui dimana keberadaan fisik kontrak tersebut eh malah saya dikirimkan softcopynya via email. Ketika saya tanya dimana keberadaan hardcopynya mereka malah saling lempar. Sempat hampir hopeles dengan keberadaan kontrak tersebut dan sudah sempat minta diprint ulang untuk kemudian ditandatangan ulang, hingga suatu pagi saya mendapat sms dari seorang staf kolega kontraktor tersebut bahwa kontrak yang dimaksud ada di meja kawannya. Saya tersenyum simpul sambil bernafas lega dan mengucap Alhamdulillah, akhirnya ketemu juga dan tanpa ba bi bu saya suruh kurir kantor untuk segera mengambil kontrak tersebut sebelum hilang tanpa jejak.
Masalah keberadaan dokumen kontrak jelas, menyusul masalah selanjutnya adalah pembayaran. Yang buat saya tidak habis pikir adalah kesepakatan sebelum kontrak tersebut final , karena kurang dari beberapa hari kedatangan kapal di pelabuhan tujuan, pihak pelayaran menagihkan sea freight kepada kami. Jelas sea freight bukan tanggung jawab kami sebagai forwarding dan diluar scope pekerjaan kami. Jika kontraknya digabung, kami beranggapan bahwa itu hanya numpang kontrak, tapi beda dengan maksud dari klien kami karena mereka minta kami untuk menalangi dulu untuk selanjutnya ditagihkan kepada mereka dan pembayaran akan ditagihkan 30 (tiga puluh) hari setelah final invoice diterima. Tau berapa nominal sea freight yang ditagihkan? USD. 305.900,00 sementara berdasarkan history pembayaran klien kami yang satu ini tidak solid, 30 (tiga puluh) hari diatas kerta bisa melar jadi 30 (tiga puluh) hari plus plus. Tentu saja kami tidak mau membantu untuk pre-financial untuk nominal sebesar itu karena pasti akan menganggu likuiditas keuangan perusahaan kami, apalagi beberapa tagihan kami yang sudah sebulan lebih “nginap” disana hingga hari ini belum dibayarkan.
Pada sebuah kesempatan rapat, saya utarakan mengenai hal tersebut juga outstanding kami yang belum terbayarkan lengkap dengan dokumen-dokumen pendukung saya sodorkan dan... “duarrrr” meledaklah amarah pak project manager, sementara pak head procurement sibuk menjelaskan dan dipanggillah orang keuangan, lalu apa yang terjadi? Tak terbayangkan bakal terjadi perang argumentasi dengan oktaf paling tinggi sehingga saya, seorang rekan saya dan dua orang partner kami dari pihak pelayaran kaget dan risih menyaksikan “perdebatan” sengit secara langsung tersebut.
Waktu menunjukan pukul 18.00 WIB kurang 05 menit, mungkin energi bapak-bapak tersebut sudah mulai “menyusut” hingga reda dan berakhir juga dengan beberapa “PR”. Terima kasih Tuhan....
Dalam perjalanan pulang babeh bos telepon saya mempertanyakan hasil meeting tersebut dan dengan detail jelaskan bagaimana diskusi-diskusi yang kami bahas. Keesokan hari sebelum tiba di kantor si babeh bos telepon lagi untuk mengulas hal yang sama dan ketika beliau tiba dikantor, saya langsung buat appointment dengan sekretarisnya minta waktu untuk menghadap bersama rekan saya. Ternyata salah satu staf dari klien kami tersebut telepon beliau dan menyampaikan mengenai pembayaran sea freight sebesar USD. 305.900,00 maka hot topic kali ini adalah wanti-wanti agar saya bisa bertahan bahwa pembayaran sea freight bukanlah tanggung jawab forwarding, kalau shipment-shipment sebelumnya kami membayarkan terlebih dahulu itu karena hanya membantu saja selain nilainya juga tidak terlalu besar. Si babeh bos bingung bagaimana menanggapi hal ini, dan hati kecil sayapun bertanya...kenapa jadi saya yang harus ketumpuan ya? Sementara gak kebayang demmurage kapal sebesar USD. 15.000,00/hari berhubung mereka itu charter kapal laut dengan kapasitas 9.000 ton.
Setelah berbagai email, sms dan telepon mengenai issue tersebut akhirnya saya mendapat kabar yang dapat melegakan yaitu sea freight tersebut akan dibayarkan oleh partner client kami yang dalam project ini berperan sebagai “financial company” dan kontrak akan diubah dimana sea freight akan dipisahkan dari pekerjaan customs clearance dan local transport.
Such several hard days for me... berangkat dari niat baik, saya hanya coba jalani yang terbaik yang bisa saya lalukan tanpa ada keinginan untuk merugikan pihak manapun. Terima kasih Tuhan untuk jalan keluar terbaik yang KAU berikan, hingga tulisan saya kali ini ditutup dengan ucapan ALHAMDULILLAHIROBBIL ‘ALAMIN... segala puji hanya bagi ALLAH...
.: SiBart @160311
Tidak ada komentar:
Posting Komentar